Les points de passage obligés de surveillance et les formations périodiques peuvent rapidement devenir un casse-tête de planning qui, s’ils sont mal gérés, peuvent aller jusqu’à la suspension. Une situation qu’il convient d’éviter. Les conseils de Céline Jacquemard, attachée commerciale chez CESI Certification, organisme de certification accrédité.
Lors des opérations de surveillance documentaire, nous nous apercevons régulièrement que quand nous demandons aux diagnostiqueurs de nous fournir les documents administratifs exigés par la réglementation, beaucoup ne sont pas au courant et omettent de nous les envoyer. De notre côté, si nous n’avons pas l’ensemble des informations exigées, par exemple les preuves de veille réglementaire, la liste des prestations ou les attestations de formation, il nous est impossible de confirmer la certification et nous sommes dans l’obligation de la suspendre. L’enjeu est très important pour le diagnostiqueur car il ne peut plus exercer, et ce pour des raisons administratives complètement indépendantes de ses compétences professionnelles.
Comment gérez-vous ces obligations ?
En tant qu’organisme certificateur accrédité, nous suivons l’ensemble des cycles de certification de nos diagnostiqueurs et nous planifions les opérations de surveillance afin de respecter les délais réglementaires. Notre processus est défini de manière à laisser le temps au certifié de rassembler les pièces nécessaires. Suite à la demande initiale, nous relançons après 15 jours sans réponse puis dans le cas extrême, nous notifions la suspension 1 mois après cette relance. La suspension peut-être rapidement levée sur simple envoi des éléments demandés.
Durant ce processus, nous prenons cependant soin de contacter nos certifiés pour vérifier leurs coordonnées et nous sommes à leur disposition pour toutes questions sur les exigences liées à leur cycle de certification. Ceci a d’ailleurs été notifié en point fort par le COFRAC car toute notre équipe maîtrise l’ensemble de la réglementation et est à même de répondre aux diagnostiqueurs.
De plus, nous avons mis en place un espace personnel pour chacun de nos certifiés sur lequel ils peuvent retrouver tous leurs documents administratifs (factures, notifications, résultats) et en particulier le planning de leurs cycles de certification avec toutes les obligations y afférant.
Si vous souhaitez bénéficier de ces outils et de l’accompagnement de CESI Certification, vous pouvez nous transmettre une demande de transfert et nous prendrons en charge vos frais de transfert.
