Une grande partie du métier de diagnostiqueur consiste à réaliser des rapports qui n’auront de la valeur que signés. Or rédiger un rapport, l’imprimer, l’envoyer ou le déposer au commanditaire peut rapidement dépasser les délais courts de livraison souvent impartis aux diagnostiqueurs immobiliers. Afin d’être réactif et donc productif, en effectuant un travail de qualité, il est aujourd’hui possible de dématérialiser ces rapports et de leur conférer une valeur probatoire en utilisant la signature électronique. Comment cela fonctionne ? Quels sont les avantages et les dernières nouveautés en la matière ?
SIGNATURE ELECTRONIQUE, MODE D’EMPLOI
La signature électronique tire son origine juridique de la Directive Européenne de décembre 1999, elle a été traduite en droit français dans la loi du 13 mars 2000. Le code civil dans son article 1316-1 admet l’écrit électronique au même titre que l’écrit papier sous réserve que puisse dûment être identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Pour signer électroniquement un document, il faut acquérir deux choses : un certificat électronique de signature et un logiciel de signature. Le certificat électronique représente l’identité électronique de la personne auquel il se rapporte, sorte de carte d’identité électronique. Les autorités de certifications du marché (AC) sont mandatées par l’administration pour délivrer aux personnes physiques ou morales des certificats électroniques. Aujourd’hui les certificats électroniques ont une durée de vie n’excédant pas trois ans. Le logiciel de signature permet quant à lui d’apposer la signature électronique sur un document électronique. Installé physiquement sur l’ordinateur, le logiciel de signature et le certificat ne peuvent pas être utilisés simplement dans un environnement nomade.
Pour dématérialiser l’ensemble des rapports et documents des diagnostiqueurs, il suffit donc de disposer d’un certificat électronique et d’un logiciel de signature. Les documents peuvent être dématérialisés légalement et simplement, en utilisant le format universel du PDF. En effet, Acrobat Reader permet aujourd’hui de visualiser et vérifier une signature électronique sans disposer d’un logiciel de signature électronique.
GARANTIES ET SECURITE
Les certificats de signature électronique sont généralement délivrés à une personne physique, ils sont émis par une autorité de certification (AC). Chaque certificat est attribué à un seul titulaire pour une durée n’excédant pas trois ans.
L’utilisation d’une signature électronique permet :
- d’identifier de manière certaine la personne qui a apposé sa signature
- de garantir que le document n’a pas été altéré ni modifié entre sa création (signature) et sa réception (lecture) par celui qui le consulte
Par ailleurs, en termes de sécurité, la signature électronique est authentique et infalsifiable : pour l’utiliser le signataire utilise un code secret comme il le ferait avec une carte bleue. Elle est donc également irrévocable : a posteriori un signataire ne peut nier l’avoir utilisée.
AU QUOTIDIEN
Dans la pratique, l’utilisation de la signature électronique offre de nombreux avantages :
- gain de temps : la rapidité d’intervention est souvent un des atouts majeurs du diagnostiqueur
- authenticité des documents : c’est ce qu’attendent en premier lieu les notaires par exemple
- sécurité des échanges numériques et confidentialité
- économies : envoyer un document électroniquement permet de faire des économies sur les coûts d’impression et d’envois postaux
- fidélisation des prescripteurs : le signataire gagne en qualité de travail et d’exécution et développe la confiance de sa clientèle
LES NOUVELLES GENERATIONS DE SIGNATURE ELECTRONIQUE
La dernière nouveauté en termes de signature électronique est Signamys : un produit innovant permettant de simplifier l’usage de la dématérialisation des documents. Sur un support physique de type clé USB standard, produit tout en un de dématérialisation, il contient un certificat électronique et un logiciel de signature. Signamys offre donc la possibilité de pouvoir dématérialiser tous types de documents électroniques sans plus jamais rien à avoir à installer sur son poste de travail…
Par ailleurs, Signamys fonctionne sur n’importe quel ordinateur Windows entre 95 et Seven. L’utilisateur peut donc signer, immédiatement et simplement, après avoir branché sa clé USB sur un ordinateur tous types de documents. La dématérialisation des documents est à présent simplifiée et la signature électronique « nomade » est maintenant possible !
Résumé :
La signature électronique est un élément de la dématérialisation des nombreux documents (rapports, factures, formalités administratives) qu’est amené à émettre le diagnostiqueur. Cette technologie peut permettre de se démarquer de la concurrence puisqu’elle permet un gain de temps, donc de productivité mais aussi et surtout instaure une confiance chez les prescripteurs.
